So wählen Sie die richtige ESG-Software in Deutschland aus: Ein praktischer Leitfaden für KMU

Nachhaltigkeitsberichterstattung ist nicht mehr optional. Mit der Einführung der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) in ganz Europa und dem neuen VSME-Standard, der speziell auf KMU zugeschnitten ist, werden Unternehmen jeder Größe aufgefordert, darzulegen, wie sie ihre Auswirkungen auf Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) handhaben.

Für deutsche KMU kann dies überwältigend sein. Mit der richtigen ESG-Software muss die Berichterstattung jedoch kein zeitaufwändiger oder frustrierender Prozess sein. Das richtige Tool vereinfacht die Komplexität, schafft Struktur und macht die Nachhaltigkeitsberichterstattung sowohl überschaubar als auch aussagekräftig.

Wie wählen Sie also das richtige Tool aus?

Die Herausforderung der ESG-Berichterstattung: Einfachheit vs. Compliance

Die meisten KMU verfügen weder über eine ESG-Abteilung noch über freie Kapazitäten, um einen vollständigen Berichtsprozess manuell durchzuführen. Vorschriften wie CSRD und freiwillige Rahmenwerke wie VSME erfordern Struktur, Dokumentation und Rückverfolgbarkeit, ohne den ohnehin schon ausgelasteten Teams unnötigen Verwaltungsaufwand aufzubürden.

Hier kommt ESG-Software ins Spiel. Aber die Landschaft ist überfüllt, und nicht jedes Tool ist für die Bedürfnisse von KMU ausgelegt. Einige sind zu leicht und erfüllen nicht die grundlegenden Compliance-Anforderungen, andere sind mit Unternehmensfunktionen überladen, die die Einrichtung und Nutzung unnötig komplex machen.

Worauf Sie bei ESG-Software für KMU in Deutschland achten sollten

1. Übereinstimmung mit CSRD und VSME

Stellen Sie sicher, dass die Software für die Frameworks entwickelt wurde, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Unabhängig davon, ob Sie sich auf die formelle CSRD-Konformität vorbereiten oder den VSME-Standard als Sprungbrett nutzen, sollte das Tool den gesamten ESG-Bereich abdecken.

Achten Sie auf Funktionen wie doppelte Wesentlichkeitsbewertungen, Workflows für die Einbindung von Stakeholdern und die Möglichkeit, Berichte in Standardformaten zu exportieren. Diese sind unerlässlich, um bei Wirtschaftsprüfern, Kunden und Aufsichtsbehörden Glaubwürdigkeit aufzubauen.

2. Benutzerfreundlichkeit und Anleitung: Einfach zu bedienende ESG-Software für Teams

Die besten ESG-Plattformen sind intuitiv wie ESG-X. Sie führen Sie durch den gesamten Berichtsprozess. Vom Hochladen interner Dokumente über das Erkennen von Datenlücken bis hin zur Erstellung der Abschlussberichte sollte alles klar und strukturiert sein.

Wenn Ihr Team ohne langwierige Schulungen loslegen kann, ist das ein Zeichen dafür, dass die Software mit Blick auf Benutzerfreundlichkeit entwickelt wurde.

3. Automatisierung und KI-Unterstützung: Intelligentere ESG-Reporting-Tools

Moderne ESG-Software sollte Daten organisieren und Ihnen helfen, intelligenter zu arbeiten. KI-gestützte Tools können Ihre Unternehmensdokumente analysieren, wichtige ESG-Themen vorschlagen, Berichte entwerfen und die Gestaltung von Umfragen zur Einbindung von Stakeholdern optimieren.

Bei der Automatisierung geht es nicht darum, Menschen zu ersetzen. Es geht darum, Ihrem Team mehr Zeit zu geben, sich auf Strategie und Umsetzung zu konzentrieren, anstatt sich mit Papierkram zu beschäftigen.

4. Klare, auditfähige Ergebnisse

Unabhängig davon, ob Sie den VSME als freiwilligen Standard verwenden oder einen vollständigen CSRD-Bericht erstellen, muss Ihr Abschlussbericht übersichtlich, strukturiert und vertretbar sein. Das bedeutet, dass die Ergebnisse mit der ESRS-Logik übereinstimmen und leicht weitergegeben werden können – an die interne Führungsebene, Kunden oder Assurance-Partner.

Die Möglichkeit, in verschiedenen Formaten (PDF, Word, XBRL) zu exportieren und Annahmen, Quellen und Verantwortlichkeiten zu dokumentieren, ist dabei von entscheidender Bedeutung.

5. Datenschutz und Sicherheit

Da die ESG-Berichterstattung zunehmend sensible Daten umfasst, von Mitarbeiterdemografien bis hin zu Emissionskennzahlen, sollten Sie Plattformen wählen, die DSGVO-konform sind, in der EU gehostet werden und klare Kontrollen darüber bieten, wer ESG-Daten einsehen, bearbeiten und genehmigen kann.

Zu vermeidende Fallstricke bei ESG-Software

Achten Sie bei der Bewertung von ESG-Tools auf häufige Fallstricke:

• Fokus nur auf CO2: ESG umfasst mehr als nur Emissionen. Die Faktoren „S“ und „G“ sind ebenso wichtig.
• Übermäßig komplexe Strukturen: Sie brauchen keine Dutzende von Modulen. Sie brauchen Übersichtlichkeit.
• Manuelle Umfrageprozesse: Die Einbindung von Stakeholdern sollte integriert sein und nicht zusätzlich hinzugefügt werden.
• Keine integrierte Anleitung: Wenn Ihr Team ständig Hilfe bei der Verwendung des Tools benötigt, ist es nicht skalierbar.

Die richtige Software sollte Ihre internen Teams unterstützen, anstatt sie in Arbeitsabläufe zu zwängen, die sie nicht verstehen.

Sie möchten mit ESG-Software beginnen?

Wenn Sie ESG noch immer in Tabellenkalkulationen, verstreuten Ordnern oder Ad-hoc-Dokumenten verwalten, sind Sie nicht allein. Angesichts verschärfter Vorschriften und steigender Erwartungen wird dieser Ansatz jedoch nicht mehr lange Bestand haben.

Die richtige ESG-Software bietet Ihnen mehr als nur ein Berichterstellungstool. Sie bietet Ihnen:

• Klarheit darüber, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist
• Eine Struktur für die Einbindung Ihres Teams und Ihrer Stakeholder
• ZeitersparnisdurchAutomatisierung und KI
• Die Gewissheit, dass Ihr Bericht aktuellen und zukünftigen Erwartungen entspricht

Jetzt ist es an der Zeit zu handeln, egal ob Sie sich auf CSRD vorbereiten, mit VSME beginnen oder einfach nur versuchen, den Überblick über die Nachhaltigkeitsberichterstattung zu behalten.

Nicht nächstes Jahr. Nicht, wenn Ihr größter Kunde danach fragt. Jetzt.

Wählen Sie einen ESG-Softwarepartner, der KMU versteht 

Es gibt ESG-Plattformen, die für Unternehmen entwickelt wurden und dann gibt es Plattformen, die für echte Teams in echten Unternehmen mit begrenzter Zeit, aber großen Zielen entwickelt wurden.

Die effektivsten Lösungen für KMU kombinieren:

• Integrierte VSME- und CSRD-Logik
• Dokumentenscannen und automatischeKlassifizierung
• KI-gestützte Berichterstattung, Umfragen und Lückenanalyse
• Sicheres Hosting in der EU mit revisionssicherer Ausgabe

Wenn Sie genau das suchen, ist der nächste Schritt ganz einfach.